Foreningen for Borgerservicechefer i Danmark

05.09.2012

Årsmødet er slut, læs formandens beretning

Formandens beretning til generalforsamlingen på årsmødet i Borgerservice Danmark den 4. og 5. september 2012 på Nyborg Strand.

Jeg vil indledningsvis sige, at året 2011 til 2012 har været et år præget af rigtig, rigtig mange opgaver for foreningen. Det har derfor været lidt vanskeligt at finde frem til hvad det allervigtigste er at trække frem i denne beretning. Men, jeg har valgt at strukturere beretningen under de 5 væsentligste overskrifter, som jeg synes bestyrelsens arbejde har været centreret omkring.

1. Handleplan for foreningens arbejde

2. Udbetaling Danmark og samarbejdet med ATP

3. Samarbejde med øvrige kommunale chefforeninger

4. Foreningens kommunikation – herunder foreningens nye hjemmeside

5. Digitaliseringsudvalget og uddannelsesudvalget

Og derudover vil jeg afslutte med et 6. punkt:

6. Forventninger til fremtiden

1. Handleplan for foreningens arbejde
Et af bestyrelsens første initiativer efter årsmødet sidste år var at formulere en handleplan for foreningens arbejde.
Handleplanen indeholder de emner, som bestyrelsen vil koncentrere sit arbejde omkring i løbet af året.
Det var en god proces at lave planen – men vi har egentlig ikke brugt den synderligt i løbet af året. Der har i den grad været pres på fra alle sider med opgaver, som vi har været nødt til at forholde os til og klare her og nu.
Men det har alligevel vist sig da vi for kort tid siden på et møde ville tage planen op til alvorlig overvejelse, at planen stadig afspejler vores opgaver og indsatser i løbet af året.
Så – i virkeligheden tror jeg processen med at udarbejde handleplanen er en vigtig proces ved en ny bestyrelses konstituering. Det er vigtigt at få diskuteret, hvilke initiativer, man forventer, skal have mest fokus i løbet af året. Og det er i den sammenhæng vigtigt at begrænse sig til få vigtige emner, så de kan blive prioriteret højt.

1. Udbetaling Danmark og samarbejdet med ATP
Hele processen omkr. Udbetaling Danmark har virkelig trukket tænder for bestyrelsen.

Én meget stor opgave i forbindelse med Udbetaling Danmark har været bestyrelsens stillingtagen til lovgivningen samt udarbejdelse af høringssvar.
Som jeg beskrev på vores årsmøde sidste år, brugte bestyrelsen mange kræfter på udarbejdelse af et høringssvar til en forhøring i august måned 2011.
Den endelige lovgivning omkring Udbetaling Danmark kom i høring i efteråret 2011 med svarfrist 12. december.
Bestyrelsen har brugt rigtig meget tid på at sætte sig ind i og forholde sig til hele lovgivningsmate-rialet.
Og det skal heller ikke være nogen hemmelighed, at vi har diskuteret rigtig meget før vi nåede frem til det høringssvar, som blev fremsendt den 12. december.
Vi i bestyrelsen kommer fra forskellige kommuner, og dermed forskellige kulturer – og samtidig er der ingen der klart kan vide, hvordan den nye konstruktion vil komme til endeligt at fungere i praksis. Det kan vi have meget forskellige billeder af.
Vi nåede frem til et høringssvar på 12 sider + et økonomisk bilag som det resultat, bestyrelsen sammen kunne bidrage med i processen.
Jeg er meget glad for, at vi har fået udarbejdet dette høringssvar.
Jeg vil sige, at vi med høringssvaret har lavet et professionelt stykke arbejde og peget på de dilemmaer og problemstillinger, som vi ser i lovgivningen.
Og dermed har foreningen bidraget med den viden og den erfaring, vi ligger inde med som Borgerservicechefer.
Det må i min optik være én af foreningens fornemste opgaver!

En anden stor opgave i forbindelse med Udbetaling Danmark har været sparring med ATP/KL samt arbejde i diverse arbejdsgrupper.
I perioden 2011 – 2012 har vi afholdt 9 bestyrelsesmøder. Alle disse møder har været forlænget til ca. dobbelt varighed, fordi vi har haft en fast aftale med ATP om et møde med dem i forlængelse af bestyrelsesmøderne. KL har også deltaget i flere af møderne.
Som I har kunnet læse af vores referater, har vi i disse møder forsøgt at være bedst mulig sparring for ATP og KL i forhold til alle de problemstillinger, der skulle tages stilling til, analyseres eller processes omkring.
Jeg synes, det har været en krævende proces, hvor vi i meget høj grad har forsøgt at få de bedste mulige initiativer igangsat og de bedste mulige beslutninger truffet - indenfor de vilkår, som i løbet af året er kommet fra centralt hold.
ATP har været meget interesserede i og virkelig ønsket samarbejdet med os – og bestyrelsen håber vi med vores indsats har været med til at lette den forandring vi skal igennem i løbet af det næste år.

3. Samarbejde med øvrige kommunale chefforeninger
Under punktet eventuelt på årsmødet sidste år lagde jeg op til en debat omkring foreningens fremtid.
Jeg havde brug for nogle signaler fra generalforsamlingen.
Spørgsmålene til generalforsamlingen var:
- ønsker generalforsamlingen samarbejde med andre foreninger?
- hvis – hvor langt skal vi gå?
 skal vi alene samarbejde ad hoc?
 skal vi etablere sekretariatssamarbejde med andre foreninger?
 skal vi arbejde hen mod reel fusion?

Generalforsamlingens holdning var, at man ønsker en selvstændig forening med ”sin egen stemme” – men generalforsamlingen så samtidig positivt på, at gå i tættere dialog med andre chefforeninger.

Den 24. maj 2012 afholdt repræsentanter fra Borgerservice Danmark møde med repræsentanter fra it-chefforeningen KITA.
Mødet var sat i stand efter drøftelser mellem formanden Jørgen fra KITA og jeg. Men det var i høj grad også på initiativ fra KITA, som havde besluttet, at KITA’s bestyrelse skulle søge et tættere samarbejde med Borgerservice Danmark.

Jeg synes, vi havde et rigtig godt møde mellem de 2 chefforeninger. Det var under drøftelserne meget tydeligt, at vi arbejder med de samme emner og problemstillinger – ud fra forskellige tilgange – men det kan jo netop være styrken, hvis vi i de 2 foreninger kan finde fælles holdninger til div. problemstillinger, og så netop fremføre vores holdninger sammen på tværs af vores tilgange.

I kan læse referat fra mødet på vores hjemmeside – og der se alle de emner, vi helt umiddelbart kan se, vi kan have fordel af at samarbejde omkring.
Et væsentligt punkt er at afholde fælles arrangementer, hvor jeg virkelig tror vi kan få nogle meget mere spændende diskussioner på tværs af vores fagområder ved at holde arrangementerne sammen.

Jeg kan også oplyse, at jeg har fået meget positiv respons fra KL og KOMBIT, som ser et samarbejde mellem Borgerservice Danmark og KITA som en virkelig styrkelse af mulighederne for at skabe fællesskab omkring de udfordringer, der ligger i realiseringen af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi.

4. Foreningens kommunikation – herunder foreningens nye hjemmeside
Under punktet eventuelt på årsmødet sidste år, hvor foreningens fremtid blev drøftet, blev der givet følgende 2 tilsagn fra generalforsamlingen:

- Tilsagn til, at der købes sekretariatsbistand til formanden og til bestyrelsen
- Tilsagn til, at der investeres i en ny hjemmeside

Udviklingen af en ny hjemmeside fremgik ikke af foreningens budget – men holdningen var, at vi i stedet for at gå vejen mod fælles sekretariat med andre foreninger eller egentlig fusion, skulle bruge nogen af foreningens opsparede midler til at styrke bestyrelsens arbejde og specielt bestyrelsens kommunikation.

Bestyrelsen har derfor i perioden ansat en freelance journalist Mette Kaae til assistance til sekretærarbejde, udarbejdelse af pressemeddelelser samt til anskaffelse af og opbygning af ny hjemmeside.

Omkostningerne til udviklingen af den nye hjemmeside har til nu været kr. 81.000, hvor der alene var afsat kr. 30.000 i budgettet.
Dette vil fremgå særskilt, når bestyrelsen under pkt. 4 fremlægger regnskabet til godkendelse.

Resultatet af disse indsatser har været en virkelig mærkbar lettelse for mit daglige arbejde i form af bistand til kommunikation, undersøgelse af diverse spørgsmål m.v.
Vi har bl.a. udarbejdet et åbent brev til formanden fra KL samt justitsministeren vedrørende placering af opgaven opholdskort til udlændinge i Danmark.
Vi har udarbejdet skrivelse til Erhvervsstyrelsen vedrørende indsatsen for digitalisering af mindre danske virksomheder.

Derudover har vi fået re-designet og nystruktureret vores hjemmeside. Det har vores freelance-journalist Mette Kaae stået for i samarbejde med et eksternt bureau. Jane og Marianne fra bestyrelsen har været med på sidelinjen.
Vi gik i luften med den nye hjemmeside i juni måned, og samtidig sendte vi vores første nyhedsbrev ud til alle medlemmer direkte i jeres mailboks. Det gav en del korrespondance frem og tilbage omkring password – samt i øvrigt forskellige input, som Mette Kaae har arbejdet videre med.
Midt i juni sendte vi vores andet nyhedsbrev ud, og så begynder der at ske noget. 50 medlemmer har kigget på siden på dagen for udgivelse af nyhedsbrevet, og I er blevet på sitet i gennemsnit næsten 4 minutter.

Vi har forskellige overvejelser omkr. dialogmulighederne på hjemmesiden – og i den sammenhæng vil jeg opfordre jer til at prøve sitet af, og sende alle de input i kan komme i tanke om til Mette Kaae. Der er en masse muligheder i den nye løsning – så med jeres input kan vi sammen få skabt en kommunikationsplanform, som vi alle sammen kan få rigtig meget glæde af.

5. Digitaliseringsudvalget og uddannelsesudvalget.
Faktum er, at der ikke er afholdt møder i de 2 udvalg i løbet af det sidste år. Helle, som er formand for uddannelsesudvalget og Jessie, som er formand for digitaliseringsudvalget, har forsøgt at få etableret møder og har også forsøgt at få respons på div. spørgsmål. Men vi må konstatere, at der ikke kommer ret meget respons, og at vi derfor tilsyneladende ikke kan holde disse udvalg kørende i den eksisterende form.
Bestyrelsen vil anbefale den nye bestyrelse at kigge nærmere på konstruktionen. Vi tror, det er vigtigt med udpegede uddannelses- og digitaliseringsansvarlige i bestyrelsen – men at diverse udvalg i øvrigt bør nedsættes ad hoc.

Helle har som repræsentant for uddannelsesudvalget i Borgerservice Danmark hen over foråret deltaget i et udviklingsprojekt sammen med Dansk IT og kommunale repræsentanter.
Formålet har været at skabe et nyt kursusforløb, hvor hovedvægten er lagt på at klæde vores medarbejdere på til at kunne håndtere de nye opgaver, som vi skal kunne magte, efter overgangen til Udbetaling Danmark.
Kurset består af et grundkursus, hvor man får en generel introduktion til forskellige formidlingsteknikker og derudover en række specialkurser, hvor man får mulighed for at fordybe sig i enkeltområder.
Kurserne er netop udbudt – og jeg har allerede hørt rigtig megen positiv respons.
Jeg hørte også i går aftes, at Jane og Helle talte sammen om at ”splejse” til fælleskurser, så de kunne nøjes med at sende dele af deres medarbejderstab af sted på en gang. En rigtig god ide til inspiration til alle I andre.
Så – brug denne nye uddannelsesmulighed. Og kontakt evt. Helle, hvis I vil høre noget mere om Borgerservice Danmarks viden om den.

Digitaliseringsfronten er der jo fortsat stor fokus på.
I Borgerservice Danmarks bestyrelse er vi så heldige at være repræsenteret i langt de fleste styregrupper med digitalt formål i KL sammen med flere af vores dygtige kolleger på området.

Vi vil frem mod 2015 arbejde med bølgeplanerne for obligatorisk digital selvbetjening. Vi oplever, at der er en rigtig god dialog omkring planlægningen og tilpasningen af bølgerne – så det giver mening for de borgere, vi skal betjene – men også så det giver mening for os som virksomhed.

Vi oplever i Borgerservice Danmark, at vores fag ser væsentligt anderledes ud end for bare et år siden. Der er en rivende udvikling på netop flere af vores kerneopgaver. Vi oplever, at der i landets kommuner arbejdes effektivt og målrettet med at digitalisere vores borgere. Og vi er meget bevidste om, at det kræver en tilpasning i den måde, vores borgerservicemedarbejdere arbejder på.

Den digitale udvikling foregår i et eksplosivt højt tempo – og vi har på Borgerserviceområdet et stort ansvar for at sikre, at vores borgere føler sig trygge i det offentlige digitale univers.

6. Forventninger til fremtiden
Jeg må indrømme, at det er med lidt vemod jeg tager fat i dette punkt.
Som I kan se af dagsordenen, har jeg valgt at gå af som formand ved dette årsmøde. Og det er med vemod, for jeg synes det har været fantastisk spændende at arbejde for foreningen og prøve at gøre en forskel på vegne af vores fag. Jeg er dog nødt til at sige fra, p.g.a. mange store projekter i Sorø de kommende år på it og digitaliseringsområdet.
Men jeg er glad for, at jeg kan gå ”pænt af” selv om de er i utide.
Foreningen er så heldig, at vi har en meget kompetent kandidat til formandsposten, vores nuværende næstformand Jane Ussing.
Jeg vil give Jane mine varmeste anbefalinger.
Samtidig har vi en meget kompetent kandidat til næstformandsposten, vores nuværende bestyrelsesmedlem Marianne Carlsen.
Jeg vil også give Marianne mine varmeste anbefalinger.

Der er ingen tvivl om, at foreningen igen vil få et travlt år.

- Kommunerne skal realisere overførslen af opgaver til UDK
- Kommunerne skal leve op til forventninger og krav i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi
- Foreningen skal bygge videre på samarbejdet med KITA – og måske med andre chefforeninger

Så travlt bliver der – ingen tvivl om det. Men det må altså ikke få jer til at holde jer tilbage, når der nu om lidt skal være valg.
Jeg vil opfordre jer alle sammen til at gå aktivt ind i arbejdet.
Vi kan nå rigtig langt sammen – især hvis vi skiftes lidt til at trække læsset.
Og med de kompetente folk der stiller op til bestyrelsen nu og den professionelle bistand vi har fået opbygget på kommunikationsfronten, så synes jeg, I alvorligt skal overveje at bidrage til det spændende arbejde, som foregår i foreningen.

Tak til bestyrelsen for jeres store indsats og det rigtig gode samarbejde i perioden – det har virkelig været en fornøjelse!

Jeg overdrager hermed beretningen til generalforsamlingens godkendelse.
Bodil Thomsen
Formand for Borgerservice Danmark

Gå til aktuelt